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外贸英语信函有哪几部分组成，当今社会竞争日益激烈，不少成人都会通过英语培训提高英语水平。有的是工作需要，有的是想升迁，有的是需要通过英语职称或学位考试。为了满足需求，最直接最快速的方式就是什么是商务英语信函，史上最全英文商务信函必备句型，外贸必收！邮件中各部分必备的英文表达全整理！，英文的商务书信格式到底是什么样子的？，让老外忍不住回复的外贸开发信模板??。
商务信函书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函（Business Letter or Official ）和私人信件（Private Letter）两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。
Business Letter今天跟大家总结了商务信函（写邮件的）必备知识，在这里你可以学到超级实用的必备句型和短语。商务信函的原则：Short, sweet but . 简洁（少即是多），甜甜的（看起来不累，内容工整，调理清晰），主旨明确（有内容，目的性明确）。Starting First paragraph开篇第一段In most types of business letter it is common to use a friendly greeting in the first sentence of the letter.Referring to previous contact（ 承上启下。首先回想你们一起干过啥，然后就是各种感谢，比如感谢你们什么时候在哪见过面，吃过饭，拜访过公司，展会上见过面，或者通过电话，谈论过什么内容等等。实在是想不起的话，就是感谢对方的来信。甚至是没有及时回复的时候也可以感谢对方等了你那么久><）After your short opening, state the main point of your letter in one or two sentences:简单寒暄之后，就可以直接点明写信目的。Second and third 第二段和第三段（最主要的部分，详细描写你的主要内容，比如你写邮件是为了请求对方帮忙，让对方给你提供信息或者资料。或者回应对方的请求，可以给对方提供想要的资料。或者是提供好消息，亦或是坏消息，或者是抱怨一下，希望解决问题等等）Use a few short to go into greater detail about your main point.（可以使用以下这些短语）Final paragraph最后一段Your last paragraph should include requests, reminders, and notes on .最后一段写上您对对方的期待（期待对方的回复/给出意见反馈等），或者就是重复一下客套话（有问题随时联系等）Closing结束语Here are some common ways to close a letter. 以下是最常用的一些结尾敬语。最后再附上你的大名和职位信息就OK啦。
你的电子邮件写的如何？近日看到一些新入行外贸的小伙伴们发文说，不知道外贸邮件怎么写，遇到的问题太多了，书本上学过的无法搬过来直接使用。今天我们整理了写商务邮件时各部分必备的一些表达。如果你看过很多关于商务邮件的书籍或文章，那么你会发现很多作者会告诉你发邮件的时候一定要遵循一些规则：简洁明了，条理清晰，主旨明确。而通常一篇完整的商务邮件包含以下几个部分：称呼，开篇，正文，结束语，礼貌问候。——称呼开头的称呼大多数人都不会太注意，然而细节有时可以决定成败。在西方，比如已婚女性和未婚女性所使用的表达就不一样，因此在给女性客户发邮件的时候请务必了解清楚。用dear作为邮件的开头肯定是没有问题的，但是很多小伙伴却忘了在后面写上人名，电子邮件dear的后面一定要有“人”。因为翻译的原因，很多人都认为“dear”是一个关系很亲密的称呼，但是在外国人眼里这个词其实是很正式的，就像我们写信的时候写的“尊敬的”、“敬爱的”等等。所以在写邮件的时候“dear”用在比较正式的场合，表示一种对他人的尊敬，后面可以加上名字或者姓氏。如果是给不知道名字的人或者是在写一封普通的邮件，可以在开头选择“Greetings”、“Hi there”。但在写邮件的时候千万别再使用Dear Sir和Dear Madam，这种说法过于老套并且很正式，给人一种你不必用心查找对方的名字的感觉，有点冒犯。还有“To whom it may concern”也不要用。我们通常用的表达如下：Dear Mr./ Ms. Smith （具体某人）Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓（头衔，职位）——开篇对大多数商务邮件的开篇而言，我们都可以通过提及与客户之前的接触来表示友好的问候。首先可以提及下你跟客户的“交情”并做出感谢。比如感谢客户跟你在哪里见过面、吃过饭、拜访过公司、展会上聊天或者通过电话，谈论过什么内容等等。如果并没有的话，那么就感谢对方的来信。（甚至没有及时回复对方的时候也表示感谢让其等了很久）通常我们会用这样的表达：1. Thank you for your (kind) letter of January 15th. 感谢您在1月15日的来信。2. It was a pleasure meeting you at the this month. 很高兴在本月的会议上认识您。3. I do your patience in waiting for a response. 感谢您耐心等待我的回复。4. Thank you for us.感谢您联系我们。5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month. 上个月在上海见到您很高兴。6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork. 上周在伦敦与您共进午餐很愉快。7. With reference to our telephone yesterday... 我们昨天的电话交谈关于......8. In reply to your request... 回应您的要求......9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday. 我想确认我们在周五讨论的要点。在简单寒暄之后，我们就可以直接点明写信目的。此处请注意，在表达意图的时候也要尽可能的简洁明了。不然会让客户没有兴趣继续读下去。03State the main point——点名主旨 这一部分作为邮件的重点，需要向客户表述你的主要诉求。比如你写邮件是为了请求客户帮忙、提供报价，询问客户问题、或者回应客户需求，提供证明材料等。通常我们会用到这样的表达：1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about...我们写信是为了通知/确认/请求/询问……2. I recently read/heard about...and would like to know...我们最近听说......因此想要知道...…3. I am you for the following reason...此次联系您主要是为了......4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.我们想要邀请您参加5月15日的会议。需要注意的是，在做这部分表述的时候，我们通常可以使用以下短语：Making a request 请求帮忙1. We would it if you would … 如果您愿意......我们将不胜感激。2. It would be helpful if you could send us ... 如果您可以给我们发送......将会很有帮助。3. I would your immediate attention to this matter. 感谢您对此事的关注。4. Could you possibly tell us / let us have ... 你能告诉我们......吗？5. Please let me know what action you propose to take. 您能告诉我下一步计划是什么吗？Offering help 提供帮助1. Would you like us to ...? 您希望我们......吗？2. We are quite willing to ...我们相当乐意......Giving good news 通知好的消息1. We are pleased to announce that .../ to inform you that ... / to learn that ...我们很开心（很高兴）的告知（宣布/通知/了解）.....Giving bad news 通知不好的消息1. I'm afraid it would not be possible to ...我恐怕…...不能…...2. After careful we have decided (not) to ... 经过深思熟虑后，我们决定…...3. we cannot / we are unable to ...不幸的是，我们没法/不能…...4. Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived.抱歉货没法如期抵达。表达不满1. I am writing to express my with ... 我对......感到很不满意。04Closing——结束语最后一段通常我们会客气的寒暄一下，写上对客户的期待（期待对方的回复/给出意见反馈等）。通常我们会用这样的表达：1. Please accept our thanks for the trouble you have taken. 有劳贵方，不胜感激。 2. We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair. 对您在此事中的慷慨之举，我们深表感谢。 3. We should be grateful for your trial order. 如您试订货，我们将不胜感激。 4.We should be grateful for your us details of your . 如果能收到您的具体需求，我们会非常开心。 5. We are greatly obliged for your bulk order just received. 收到贵方大宗订货，我们不胜感激。 6. If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so. 贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。 7. We will spare no efforts in to be of service to you. 我们将不遗余力的为您效劳。 8. Looking forward to your reply. 期待您的回信。05Ending——问候邮件的最后我们通常会落上对客户诚挚的问候，可用的表达很多。比如：Yours sincerely / Yours truly / Sincerely / Thank you / Best wishes / Warm regards / All the best / Best of luck以上是给客户发邮件时候一些常用的表达，希望能够给新入行的外贸人提供帮助，欢迎资深的外贸人留言分享。
在外贸业务当中，英文信件和英文邮件是必须要掌握的技能，但是很多人对于英文书信的格式并不是很灵光。以至于每一次写信或者写邮件的时候，常常为了小小的格式上脑筋。这里简单地说一下英文书信的几种格式。希望能够帮到有需要的朋友。在开篇之前，先简单说说英文书信到底是个啥套路。我在其他的文章中曾经说过，写作的本质上其实也是一种交流，我们可以把写作这种交流看成是面对面交流的一种变体。写作的整个过程其实也是像面对面说话一样。一个人通过语言的方式发出一系列的信息，另一个人接收这样的信息，同时做出一定的反馈。一般而言，写作是一种比面对面交流更为严肃的交流方式。我们这里以书信为例，我们在写书信的时候，其实整个交流过程缺失了一些要素，比如说面对面交流的眼神，语气，表情，动作等等。所以这些缺失的因素，在书信的写作过程当中，就要用语言来弥补。比如你需要用语言表明你的语气，你的态度，你的尊重，你的庄重。比如你通过书信在和别人交流的时候，你首先要让别人知道你是谁，来自于哪里，这样一来就产生了书信当中的信头，一般在信头当中，你会自报家门，说明自己是谁，来自于哪里。这其实就像面对面对话一样，有的时候你先要向对方介绍自己是谁。而这体现在英文的商务信函之中，就是信头。信头就包括你自己的相关信息，公司名称电话地址等等，信头在英语的商务信函当中是很重要的一个部分，也几乎是任何正式文件的要求之一。你在英语办事情的时候，他们很可能让你提交有你单位信头并且有公章和签字的cover letter等等。所以体现在信的具体形式当中就是，写信人的地址什么的在最上方，因为这个是收信人最先看见的部分，这个部分我们说了可以是信头的一部分。 在这个的下面才是收信人的地址，或者我们叫做inside address。在自报家门之后，你需要说明这封信是写给谁的，于是就出现了称呼。称呼也就相当于两个人在面对面的时候先和别人打招呼。你在和人打完招呼之后，就开始切入正题。所以，商务信函，在打完招呼之后，也就是在称呼之后，就开始写信函的正文。做完之后一般都会有一些结束的敬语，就是我们通常所说的. Your sincerely, Yours truly, Yours .之类的话。在这些话下面，在落款写上自己的名字。如果是纸质信函的话，还需要有个签名。最后这几个步骤和面对面交流有所不同。面对面交流，在结束的时候，一般不会再说一遍我是谁，或者给对方留个签名。但是这些已经是商务信函的固定部分了。这里引用一个关于写作的网站上的说法，简单说明一下几种英文信件的格式。Full-block style: 或者有人叫做齐头式，我倒是觉得英文的原文反而能更反映出这种格式的真正含义，全块状的格式，文字和段落排成整齐的块状。这种格式很简单直白，版式美观，容易掌握，崇尚实用主义的美国人一般都会采用这样的格式。因为这样很简单，很容易操作，刚刚进入职场的新手很容易就能记住这样的格式。而现在，大多数商业信函都遵循这样的风格，因为它没有任何缩进，简单明了，容易操作，只需要管左边对齐就可以了。在这种风格中，所有内容（日期，内部地址，称呼，正文，落款和签名）都从最左边开始。在这种格式当中，唯一需要缩进的内容是 分条列举的时候，也就是所谓的项目符号，以及比较长的引用。当遇到这样的情况时，是需要用缩进的。遇到这两种情况时整个列举的条目和整个引用都需要缩进成一块，而不是仅仅第一行缩进。就像下面这样，引用的部分自己缩成一块。 下面是一个所谓的block style的图片。The modified-block style：或者叫做上一种格式的变体，有人把它叫做一种改良格式，但个人而言并不敢苟同，因为从风格上看这种格式更为复杂，没有看出改良的成分，改良应该是越改越简单才对。 在这种格式当中段落并不缩进。但是，日期，落款和签名是缩进的，——但是这种缩进是从行的中心线开始的。也就是说从中间线开始缩进，有些组织机构使用这种风格，看起来整洁但并不利落。Indented style，富有英国风格的书信格式，这种格式应该是脱胎于传统的英文信件的写法，因为传统上人们写信的时候就会每一段段首留出空格，当然在今天大家都用计算机的时代，我们经常习惯说缩进。在这种格式当中， 日期，落款和签名从中心线开始，这一点与上一种格式一样。但是，这种格式的每段缩进半英寸（1.27厘米），也有资料说要缩进一英寸，个人认为在没有严格要求的前提下，可视情况而定。一般有严格格式要求的信函都会有相应的模板作为参考。下面再引用一个图片，是一齐头式的格式为例 信头，一般这一部分会包含发信人的信息，比如单位，地址，电话，邮件，对于很多单位而言，信头是固定格式的信纸。对于电子邮件而言，这一部分会手打出来。Recipient Address：收信人地址，有时也叫作Inside Address(封内地址)Reference Line：可以理解为参考信息行，在电子邮件中这一行是主题，写在Subject当中。：称呼Body：正文Closure：落款Signature and Title：签名和头衔Enclosure：随信附上的文件，在邮件中叫做附件总有一次遇见，会弥合所有的错过。如果觉得对您有用，请点赞鼓励并请关注我的知乎专栏，我也在同名微信公众号《若愚英塾》探讨常见英语问题，欢迎关注。
今天这篇文章是针对外贸小白的，其实外贸发展信函的模板不应该是固定的。创新的、有趣的发展信函永远不会过时 "魅力"，但是对于外贸新手来说，这些发展信函模板已经足够大的帮助了，当开发信函写得太多时，选择高命中率的格式来总结和摸索，慢慢知道怎么写。接下来，让我们看一看外贸老手们精心总结的一些开发信函模板。外贸开发信模板 1：Hi Sir,Glad to hear that you're on the market for . We in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and preTTy price.Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your !Tks & br,Jack**** company (这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单。)Tel: ***Fax: ***Mail: ***Website: ****** (请记住，如果你非要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。)这封发展信函解释道：首先，我很高兴得知贵公司对诸如此类的产品感兴趣，我们多年来一直专门从事此类产品的生产，优势在于哪里、质量好、价格有竞争力。第二段是两句话，如果您有问题，随时与我联系，免费样品将随时发送给您！它不仅表达了你的合作愿望，而且也表明了你的诚意。只要你需要，我们将永远为你服务。用这种方式写的东西给人一种不自卑的感觉，不显得很傲慢，在外国人面前也不短。我们是平等的关系，就是相互合作，寻找机会，争取双赢的局面。同时，西方人会对此表示赞赏。并不是说低价能赢得订单，真正得到订单是一个全面的考虑，价格是一个重要的方面，但不完整。除了少数客人只看价格。外贸开发信模板 2：here, exporting with good quality and low price in US.Call me, let's talk details.Rgds,历史上最短的开发字母模板，简洁，我们有好的质量，低的价格，即好的质量和低的价格，如果您有兴趣，请打电话详细讨论。这更适合大面积网铸造。外贸开发信模板 3：Dear manager,Hello,this Lily Lee from xxx company,our company is a xx with years‘s .so we want to avail ourselves of business relation with you.Please link our company web site:………….if you want to know more about our product.By the way,free sample are you in advance!Best regards!我是某公司的某某某某，我们在某一领域有多年的经验，可以派人去了解，嗯，意思和第一段相似。外贸开发信模板 4：Hi Kelvin,Glad to hear that you're on the market for items.This is from in China. We in for 10 years, with the customers of Coca-Cola, Craft, Pepsi, etc., and hope to find a way to cooperate with you!Please find the pictures with models and different packaging in .An American guy purchased this model in BIG quantity last year.I would like to try now, if it's suitable for Europe.FREE SAMPLES can be sent on request.Call me, let's talk more!Thanks and best regards.这主要是为了介绍自己与大客户的合作，为了赢得客人的信任，这是一个不错的举动。开发，一般来说，发展信函是简洁的，然后突出了自己的优势，如果你觉得意犹未尽，可以再看看优贸网VIP客户Louis的分享，教你半年开发8个大客户的开发信：半年开发8个大客户的开发信分享，直接套用立马见效！☆没时间开发客户？AI自动开发来帮您！☆世界各国常用搜索引擎，开发客户必备！☆用海关数据成交了几个重要客户，再次续约VIP☆不用VPN，不用APP;2021年最佳客户开发工具详解
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