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大部分身处销售部的朋友写email常犯一些错误,常州沃尔得小编在此例举了一些。大家可以看看,对比一下自己的邮件,发现邮件的错误并及时改正。

1.邮件写得过长。

客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。

2.没有明确的主题。

一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。

3.长篇大论的公司或工厂介绍。

很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自己时间。

有朋友会反问,那是不是完全不写呢?我的回答是,也不一定,要看具体情况。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。

简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。

4.炫耀英文水平。

丘吉尔讲过一句话,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。

其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!

5.喜欢用奇奇怪怪的字体。

很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体,颜色,甚至放大,加粗,再用斜体等等,其实一眼看上去会让人很不舒服。经常跟老外写email的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体。欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial,Verdana,Calibri,Times new roman,也有一些用Tahoma字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色,别在一封邮件里出现多种奇奇怪怪的颜色,像彩虹一样,看着不舒服。

一般客人在邮件里特别加粗,或者大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的东西。

6.主动语态用得太多。

英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We,I之类的人称的。相反要多用被动语态。比如说,我们明天会寄你样品。中国人喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了。

7.经常会问一些毫无意义的话。

比如Do you want our products?这句话被我列为最傻疑问句排行榜第一名。如果客人说No,你怎么回复?那就没下文了哦。而且本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景,等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。

8.喜欢用附件和图片。

附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截的。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。

第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里写明。

9.插入URL链接。

很多朋友在写开发信的时候,总是会在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被服务器拦截掉的!最好在客人回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些就没问题了。

10.语气过于生硬。

其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句话“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点点呢?如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could, help这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好么?

所以"please, help, kindly, could, thank you, appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客人已经非常熟了,偶尔客套一下即可,平常就可以不需要了。

新手最容易犯的就是以上的10个错误,当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以自己对照一下,看这10个错误中,有哪些是自己会经常犯的,或者是没有意识到的。


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